Een efficiënte bedrijfsvoering kan niet zonder alerts. Het zorgt dat we op tijd reageren op onregelmatigheden en voorkomt dus fouten. Als in uw dashboard alerts goed zijn ingericht geeft dat ongelooflijk veel rust. Mensen focussen zich op hoofdzaken en ze worden niet afgeleid door het zoeken naar mogelijke afwijkingen. U ziet direct wanneer een proces uit de rails loopt. Maar waar moet je rekening mee houden. 5 tips:
Tip 1: Welke alerts?
In het Fresh IQ dashboard zitten ongeveer 40 rapporten. Wij hebben daar (standaard) al een aantal alerts in opgenomen, bijvoorbeeld over de bestelfrequentie van een klant. Iedere kwekerij heeft echter zijn eigen dynamiek en kan dus feilloos aangeven waar aanvullende alerts kunnen helpen.
Alerts moeten dus helpen op het moment dat het echt nodig is en voor de rest zoveel mogelijk op de achtergrond blijven.
Tip 2: Waar toon je ze?
Binnen of buiten je dashboard? Je kunt alerts aangeven door het gebruik van kleuren in je dashboard. Je kunt er ook voor zorgen dat ze op andere manieren naar je toekomen zodat je niet hoeft te zoeken naar deze informatie. Als een alert belangrijk is dan landt het gewoon in je mailbox op het moment dat het nodig is. Je kunt dan direct actie ondernemen zonder dat je eerst hoeft te gaan zoeken.
Tip 3: Wie is verantwoordelijk?
Stuur niet alle alerts naar iedereen, mensen zullen verwachten dat iemand anders het probleem aanpakt en uiteindelijk merk je dat niemand het doet. Wijs dus verantwoordelijken aan en zorg ervoor dat zij de eersten zijn die dit alert ontvangen.
Tip 4: Less is more
De hoeveelheid alerts is ondergeschikt aan de juiste alerts. Als je overal alerts op zet en die continu zichtbaar maakt ontstaat er blindheid en zie je de echt belangrijke zaken uiteindelijk over het hoofd.
Tip 5: Verbeter je alerts continu
Zorg dus dat je medewerker feedback geeft over de ontvangst van de alert en wat ermee gedaan is. Zo leer je om het in de toekomst nog beter te doen.
Een efficiënte bedrijfsvoering kan dus niet zonder alerts, dat is wel duidelijk.
De praktijk – 2 voorbeelden
Basket Analyse
Een alert als het systeem merkt op dat één bepaalde klant een teelt niet bij je koopt, die vergelijkbare klanten wel kopen. Deze verkoopkans wordt vervolgens als cross- of upsell Alert automatisch aan je verkoper gepresenteerd.
Voorraad Keramiek
Voor een klant hebben we de voorraad keramiek gekoppeld aan de verkopen (inclusief toekomstige orders). Het systeem houdt rekening met gegevens zoals de ijzeren voorraad en de tijd tussen het bestellen van het keramiek en het afleveren in de kwekerij. Op basis van die gegevens geeft het systeem automatisch een signaal wanneer er besteld moet worden.
